Nacka kommun

Nacka kommun

Nacka kommun har valt R2B Software som leverantör av sin e-arkivlösning.

Bakgrund

Nacka kommun tecknade avtal med R2B Software avseende Marshal OAIS som deras e-arkivlösning samt 3 pilotanslutningar per november 2016. Den totala leveransen som avtalades innebar installation av Marshal OAIS samt arkivering av piloterna Procapita skolbetyg, delar av ByggR/Microweb samt delar av Platina.

Nuläge

Ett flertal system är arkiverade samt aktuella för arkivering. I mars 2019 fanns ett 10-tal källor med nära 2 miljoner filer arkiverade, varav 1 380 000 filer är kopplade till bygglovs­processen.

Sedan november 2018 har Nacka kommun även ett mellanarkiv där kommunens nämnder kan arkivera sina datakällor, innan de ska till slut­arkivet, vilket kan vara lämpligt för att minska licenskostnader eller datamängd i olika verk­sam­hetssystem. Mellan­arkivet innehåller i mars 2019 cirka 250 000 filer kopplade till Procapita vård och omsorg.

Nacka kommun har tänkt att göra mycket av jobbet i egen regi med egna resurser vilket innebär att de byggt upp en organisation som successivt ska lära sig mer om Marshal OAIS och elektronisk arkivering. Genom sin investering i en bra plattform som möjliggör skörd av information direkt ur datakällor kombinerat med en uppbyggnad av nödvändig IT-kompetens kommer Nacka framledes, på ett effektivt och ekonomiskt sätt, kunna hantera de källor som ska arkiveras.

Nacka kommuns övergripande plan för 2019 innefattar att ytterligare 15 källor ska arkiveras.

Leveransprocess

Nacka kommun har tagit fram en strukturerad leveransprocess som tydliggör arbetsmetodiken och ansvarsfördelning vilket är ett hjälpmedel för kommunens verksamheter som förbereder en anslutning. Leveransprocessen innehåller bland annat en aktivitetslista på vilka aktiviteter som ska genomföras innan en leverans till e-arkivet är klar och leveransgodkänd. Slutligen diarieförs hela leve­ransprojektet/ärendet med samtlig dokumentation inklusive en beskrivning av vilken aktuell uttags­modell som använts.

Ett flexibelt e-arkiv och bra kundbemötande

Helena Lindahl och Theres Jakobsson är arkivarier på Nacka kommun och de anser att Marshal OAIS är ett flexibelt e-arkiv med bra funktioner. Produktens funktioner kombinerat med ett stort förtroende för leverantören R2B Software innebär att Helena och Theres känner sig trygga med kommunens upphandlade lösning för e-arkiv.