Lidingö stad

Lidingö Stad

Lidingö införde sitt e-arkiv under våren 2016 och har sedan dess utökat användningen till att omfatta publicering av handlingar på webben, elektronisk anslagstavla och ett flertal gränssnitt för Öppna Data.

Bakgrund

Lidingö stad tecknade avtal i januari 2016 med R2B Software avseende licenser och support för en uppsatt och drifttagen lösning för elektronisk arkivering samt ett startprojekt innefattande arkivering av tre verksamhetssystem.

Genomförande

R2B Software har tillsammans med Lidingö stad, inom uppdraget, satt upp en fullt fungerande e-arkivmiljö och genomfört tre pilotarkiveringarna. De tre piloterna innebar anslutning/inleverans av källdata från följande tre system; Heroma (lönelistor), Extens (klass/placeringslistor) samt Treserva (Socialakter 5/15/25 + rättsäkerhetsakter).

Resultat

Uppdraget inklusive de 3 arkiverade pilotsystemen leveransgodkändes i maj 2016. E-arkivet var därmed i drift 4 månader från att avtal tecknades.

Nuläge

Fram till mars 2018 har Lidingö stad arkiverat ytterligare 3 verksamhetssystem (Lex, ProCapita och Agresso). De har även genomfört egna importer av filer från systemet Infomentor samt ett flertal filer från ett 20-tal arkivbildare (dokument, foton och filmer).

Marshal-lösningen innebär att Lidingö stad enkelt kan erbjuda företag och medborgarna snabb service via information på hemsidan. Lidingö erbjuder sedan oktober 2017 företag och medborgare att hämta valda delar av informationen genom en Digital Anslagstavla och Öppna data/PSI. Handlingar och protokoll samt stadens elektroniska anslagstavla hämtar sin information via e-arkivet.

Planen för 2018 är att arkivera ytterligare 10 källsystem samt ta fram en lösning för att enkelt visa skolbetyg.

Björn Söderlund – Utvecklingschef Lidingö stad
Björn Söderlund – Utvecklingschef Lidingö stad

Enkelt, smart och smidigt

Lidingö stad valde Marshal som systemplattform för sitt e-arkiv. Utvecklings-chef Björn Söderlund menar att styrkan i plattformen dels är verktyget för att skörda data ur olika verksamhetssystem och dels de kraftfulla sökmöjligheterna.

Sammantaget anser Björn att R2B Softwares e-arkivlösning Marshal OAIS är enkelt, smart och smidigt.