Verksamhetsbaserad arkivredovisning

Det fristående systemet Marshal OAIS Arkivredovisning stöder verksamhetsbaserad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 . Funktionaliteten omfattar stöd för upprättande och underhåll av arkivredovisningen, inklusive  klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter, och är helt oberoende av produktsviten Marshal OAIS i övrigt.

Marshal OAIS Arkivredovisning är ett fleranvändarsystem bestående av en redovisningsdatabas med tillhörande redovisningsklient. Det arbetsflöde klienten stöder består av nedanstående övergripande moment:

1. Skapa en klassificeringsstruktur genom att dela in organisationens verksamhet i olika verksamhetsområden. Beskriv sedan de processer som ingår i respektive verksamhetsområde med den detaljrikedom som krävs för att tydliggöra ingående handlingars tillkomst.
2. Skapa ett handlingsslag för varje process i klassificeringsstrukturen. Om ett visst handlingsslag består av handlingar av i förväg bestämda typer, t.ex. ansökan och beslut, bör dessa handlingstyper anges.
3. Förteckna de förvaringsenheter som används, allt eftersom dessa tas i bruk, genom att ange förvaringsenheternas belägenhet och innehåll (handlingsslag).

Redovisningsklienten

Arkivredovisningsklientens startsida erbjuder möjligheter att underhålla redovisningens dokumentation, arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter.

Startsidan ger också möjlighet att söka i klassificeringsstrukturen och bland handlingsslagen och förvaringsenheterna.

Klassificeringsstrukturer

Syftet med en klassificeringsstruktur är att beskriva de verksamhetsprocesser som ger upphov till handlingar.

En klassificeringsstruktur är ett träd av strukturenheter. Varje strukturenhet har en typ, t.ex. verksamhetsområde eller process, och ett nummer som anger dess plats i strukturen.

För ett strukturelement av typen process bör man, utöver en beskrivning, ange vilket handlingsslag den ger upphov till. Beskrivningen kan antingen ske genom att bifoga ett dokument eller, när så är tillämpligt, genom att ange vilka delmoment (aktiviteter) processen omfattar.

Handlingsslag

Handlingsslagen, och i förekommande fall deras handlingstyper, är tänkta att användas vid förteckning av arkivinnehållet.

Handlingsslagen är, till skillnad från klassificeringsstrukturerna, inte begränsade till en viss tid utan gäller under arkivbeståndets hela livscykel. Följande exempel belyser skillnaden mellan en process och dess handlingsslag:

Handlingsslaget 1.6 Remissärenden är ursprungligen skapat för förteckning av handlingar från processen 1.6 Avge yttranden i klassificeringsstrukturen KS 1:2006 men används senare även för handlingar från processen 1.6 Avge yttranden i den nya klassificeringsstrukturen KS 1:2012.

Förvaringsenheter

En förvaringsenhet är en i arkivet förtecknad lagringsplats för handlingar. Typiskt motsvarar den arkivlådor, eller andra volymer, i ett arkiv men den kan även användas för såväl större enheter, som ett arkivrum eller ett e-arkiv, eller mindre enheter ända ner till ett enskilt arkiverat objekt.

Förvaringsenheten förtecknas genom en beteckning och beskrivning av dess innehåll. Det kan ske rent textuellt eller genom att ange vilka handlingsslag och handlingstyper den innehåller. Dessutom kan sådan information anges som behövs för att hitta och hantera själva enheten, t.ex. dess typ och placering liksom hur den relaterar till andra förvaringsenheter.

Rapporter

Arkivredovisningsklienten har en inbyggd rapportfunktion som möjliggör skräddarsydda rapporter och utskrifter för de olika informationsobjekten. Bilden nedan visar en utskrift av en etikett avsedd för märkning av arkivlådor.