Användning av elektroniska arkiv

Användningen är den mest mångfacetterade aspekten av e-arkivet. Det är inte är möjligt att i detalj förutspå hur, eller ens till vad, den arkiverade informationen kan komma att användas. Inte heller är det möjligt att mer än ana vilken information som visar sig vara mest intressant. Även om vissa användningsfall säkert är kända från början så är användningen i stort okänd. Vid skapandet av ett e-arkiv bör därför målet vara att säkerställa att arkivet blir så innehållsrikt och användbart som möjligt.

Ett användbart e-arkiv är ett som innehåller användbar information och som inrättas på sådant sätt att man enkelt kan bygga ut det med nya åtkomstmöjligheter för att möta behoven från tillkommande användning. Produktsviten Marshal OAIS omfattar en mängd verktyg och funktioner som syftar till att göra e-arkivet användbart. Dessa omfattar bland annat:

• Stöd för att söka i den generella förteckningen av arkivet.
• Stöd för att skapa, och söka i, index för en viss typ av arkivobjekt.
• Färdig och anpassningsbar webbaserad sökfunktion för användare, se #Webbsökning.
• Standardlösning för skörd av arkivet enligt OAI-PMH, se #Skörd av arkivbestånd.
• Kodgeneratorer (java, c#, xsd) för att stödja processning av arkivinnehåll.
• Konverterare (PDF/A) för att säkerställa visning av dokumentfiler.

Åtkomst

Grunden för ett användbart e-arkiv är åtkomst till dess information. Det krävs dels åtkomst till arkivobjekten. Vilket i praktiken kräver möjligheter att söka fram, eller på annat sätt hitta, rätt fil i arkivet. Det krävs också åtkomst till innehållet i arkivobjekten, d.v.s. möjlighet att tolka eller i vart fall visa hittade filer.

För att hitta i arkivet sker sökning (1a–1b i Bild 5.1) mot någon av de databaser som beskriver arkivets innehåll. Sökträffarna resulterar i hänvisningar (2 i Bild 5.1) till det egentliga innehållet, d.v.s. till de arkiverade filerna, vilka kan hämtas (3 i Bild 5.1) och användas vidare.

Effektiva sökmöjligheter kräver bra index att söka mot. Ett index kan antingen vara generellt och avse arkivet i dess helhet eller vara specifikt och endast omfatta en viss delmängd av arkivets innehåll. Vi använder benämningen arkivförteckning för de index som är generella.

De specifika indexen är olika och beror av innehållets karaktär och de sökbehov som finns. T.ex. är leverantör ett relevant sökbegrepp för att hitta bland leverantörsfakturor men knappast intressant för att hitta en personalakt. Här är det viktiga att se till att mekanismer finns för att upprätta och underhålla de index som behövs. Marshal OAIS erbjuder stöd att definiera index liksom att fylla dessa med information såväl vid mottagning som i efterhand.

Naturligtvis kan sökning i arkivet även ske i s.k. fritext. Då sker sökningen mot ett index som upprättas baserat på arkivobjektens textuella innehåll. Det är inget annat än ett specialfall av 1b i Bild 5.1.

Den andra delen av åtkomstbegreppet avser tolkningen av den arkiverade informationen. Här har fokus traditionellt varit på visning av arkiverade dokument. Något Marshal OAIS underlättar bl.a. genom funktionalitet för att konvertera dokument till PDF/A och genom att hantera de visningsscheman (t.ex. XSLT) som krävs för att begripliggöra datafiler.

På sikt kommer den arkiverade informationen att alltmer utgöras av strukturerade objekt. Sådana arkivobjekt, t.ex. poster ur register och databaser som arkiverats som XML-filer, har en användbarhet som sträcker sig långt bortom att bara läsas på skärmen. Arkivet blir då ett långtids-datalager och de frågeställningar som gäller inom t.ex. rapportering och “business intelligence” blir tillämpliga även på e-arkivet. Marshal OAIS erbjuder, utöver indexering, kodgeneratorer som underlättar framtagande av de rutiner som krävs för att ladda, processa och analysera innehåll i strukturerade arkivobjekt.

Webbsökning

För att manuellt söka i e-arkivet erbjuder Marshal OAIS Portal GUI en generell sökportal. Här kan en användare söka i arkivet och öppna, eller spara hem, hittade filer och dokument. Sökning kan ske såväl mot arkivets förteckning som mot övriga index, inklusive fritextindex. Det går även att låta användaren “leta fritt” genom bläddra i arkivet eller i en del av arkivet.

Vilka index som finns liksom och hur de används styrs via en inställningsfil. Portalen kan därför lätt utökas allteftersom nya typer av arkivobjekt tillkommer. Även utseendet på sökportalen kan ändras och styrs genom CSS (Cascading Style Sheets).

Skörd av arkivbestånd

Marshal OAIS erbjuder en standardimplementation av OAI-PMH för att skörda – i bemärkelsen löpande och storskaligt hämta – arkivets bestånd. Lösningen gör det möjligt att manuellt eller via andra programvaror hämta förändringarna i arkivet eller i en viss del av arkivet.

Lösningen stöder hela OAI-PMH standarden inklusive stöd för olika metadataformat, flera delbestånd och borttagna handlingar. Det är t.ex. möjligt att tillgängliggöra delbestånd som endast innehåller ett visst handlingsslag eller vars handlingar kommer från en specifikt ursprungssystem. Metadata levereras i Dublin Core-format men det är möjlig att skapa egna metadataformat, m.h.a. Marshal Editor, för att stödja specifika användningsfall eller för att uppfylla andra standarder.

Eftersom Marshal OAIS är ett e-arkiv, snarare än bara ett register över ett arkiv, medger lösningen även hämtning av det arkiverade materialet som s.k. tarbollar eller ZIP-filer.