Hem - R2B Software R2B
IntroduktionUttagMottagningUnderhållAnvändningRedovisningProgramvaror
SupportOm oss

tillgängliggöra2.png

Underhåll av elektroniska arkiv

Marshal OAIS inkluderar ett klientprogram som vänder sig till personal som arbetar med upprättande och underhåll av e-arkivet.

För att knyta an till OAIS-modellens terminologi kallas den Marshal OAIS Data Manager.

Programmet erbjuder funktioner för att:

  • bläddra i och ta del av det arkiverade innehållet.
  • förteckna arkivets struktur och innehåll.
  • registrera manuella leveranser.
  • indexera arkiv eller delarkiv för effektiv återsökning.
  • återsöka arkivinnehåll.
  • övervaka bl.a. nya leveranser och avvikelser i arkivbeståndet.
  • sammanställa rapporter.
  • köra underhållsrutiner t.ex. för export eller bevarande.

För att starta programmet öppna datorns startmeny, välj RISE To Bloome Software följt av Marshal.OAIS och klicka sedan på Förteckningsklient.

Om en förteckningsdatabas finns angiven visas programmets huvudfönster. I annat fall öppnas ett inställningsfönster, se avsnittet Inställningar.

image002.png

Överst i programfönstret finns ett fält för att välja e-arkiv. Här kan du välja bland de arkiv som är tillgängliga för den aktuella förteckningsdatabasen.

När ett arkiv valts (nästa gång du startar programmet börjar den i senast valda arkiv) kan du bläddra i arkivets innehåll i trädet till vänster. Ikonerna i arkivträdet sätts enligt följande

image003.png image004.png Katalog i arkivet. Den utgråade ikonen används för att markera att listan med innehåll ännu inte hämtats.
image005.png image006.png Katalog i arkivet om vilken det finns manuellt tillförd information i förteckningsdatabasen.
image007.png Arkivobjekt. XML-fil med samma filnamn som den aktuella katalogen. I Marshal.OAIS anses sådan fil innehålla sammanhållande information om ett arkivobjekt.
image008.png image009.png image010.png image011.png För vissa, kända, filtyper används separata ikoner.
image012.png Övriga filer i arkivet.

När du klickar på något i arkivträdet visas detaljer om det valda objektet. Det finns tre detaljflikar: Översikt, Visning respektive Egenskaper.

Du kan också höger-klicka på ett objekt i trädet för att få upp en meny med funktioner. Vilka funktioner som finns i menyn beror på objektets typ och på om det är nytt eller redan registrerat.

image003.png Öppna katalogen i filsystemet
Uppdatera (läs om innehållet)
Indexera innehållet
Kör underhållsrutin
Registrera innehållet
image005.png samma som för kataloger samt valet att radera den aktuella förteckningsinformationen.
image007.png Öppna i filsystemet
Indexera
Kör underhållsrutin
Registrera (om ej registrerad)
image012.png image008.png m.fl. Öppna i filsystemet
Registrera (om ej registrerad)

Fliken Översikt visar en sammanställning av det valda objektet. Sammanställningens utformning baseras på den mall som angivits, se Inställningar. Standardmallen visar när objektet registrerades i arkivet och, för filer, om checksumman överensstämmer med den registrerade. Vidare visas en kort sammanställning av eventuell förteckningsinformation samt, för kataloger, om det finns något innehåll.

Fliken Visning är endast avsedd för arkivobjekt, d.v.s. objekt markerade med image007.png i trädet. Om programmet har tillgång till en XSLT för presentation av objektet visas XML:en m.h.a. av denna, se bilden. Övriga filer visas genom att höger-klicka på filen i trädet och välja ”Öppna filsystemet ..”. Då visas filen med aktuell programvara om sådan finns tillgänglig, t.ex. Adobe Acrobat.

image014.png


Förteckning

Förteckning sker under fliken Egenskaper. Den används för att se och ändra i förteckningsinformation för det valda objektet.

image015.png

Egenskaperna är indelade i ett antal grupper: Arkiv, Arkivbildare, Arkivredovisning, Registrering och Övriga hjälpmedel.

Under Arkiv finns fält för att beskriva arkivets innehåll, uppkomst och hantering. Fälten motsvarar en EAD (Encoded Archival Description).

Under Arkivbildare finns fält för att beskriva vem som bildat arkivet. Dessa motsvarar en EAC (Encoded Archival Context).

Under Arkivredovisning finns fält för att koppla till verksamheten och dess processer i enlighet med organisationens implementering av de nya arkivreglerna (per 1/1 2011).

Under Registrering finns teknisk data om den arkiverade filen, eller katalogen, och dess registrering i arkivet.

Under Övriga hjälpmedel anges referenser till filer som kan assistera vid visning eller tolkning av innehållet, t.ex. en XSLT för visning av metadata.


Registrering

I ett arkiv är det grundläggande att veta varifrån  en handling kommer. Dessutom behöver äktheten hos det arkiverade innehållet kunna säkerställas. För att hantera detta bör filer i arkivet registreras i samband med mottagande.

Handlingar kan inkomma på två sätt: manuellt eller automatiskt. Vid automatisk mottagning ansvarar mottagningsprogrammet för registreringen. För manuellt arkiverade filer behöver akrivpersonal ange hur filerna ska registreras.

image016.png

Vid registrering anges alltid källsystemet. I mer kvalificerade fall kan även en importfil användas. Den innehåller regler för att hämta källsystemets objektidentitet och version ur de filer som ska registreras.

Om en fil är registrerad finns registreringsinformation tillgänglig på egenskapsfliken under fältet Urkund.

image017.png

Urkundsinformationen visar den registrerade filens checksumma och det datum då filen registrerades. Dessutom visas från vilket system filen kommer liksom dess identitet och eventuella version i källsystemet.

Att arkivet registrerar källsystemets information om urkunden är avgörande inte bara för spårbarheten utan även för möjligheten till kvalificerade inhämtnings- och mottagningslösningar. Vid automatiserad mottagning använder mottagningsprogrammet (Marshal.OAIS.Ingest) den aktuella informationen för undvika dubbelarkivering och, om så ställts in, för att byta ut befintliga arkivobjekt mot nyare version.


Indexering

Ett elektroniskt arkiv innehåller inte bara textuella dokument utan även strukturerad information som hämtats ur olika verksamhetssystems databaser och som, företrädesvis, lagrats i XML-format. Dessa filer kan vara helt självständiga arkivobjekt men framförallt kan de ge sammanhang åt, och beskriva relationer mellan, övriga dokument. Kort sagt, de är centrala för förståelsen av och användningen av e-arkivet.

För att de ska gå att effektivt återsöka XML-filerna behöver dessa indexeras. Det innebär att vissa fält i filerna lagras i en databas avsedd för snabba uppslag. Vilka fält som är aktuella beror på vilken verksamhetsprocess som gett upphov till filerna liksom på den tänkta användingen av indexet.

Indexering av handlingar är m.a.o. inte obligatoriskt utan något som sker för att förbättra användbarheten. Vissa delar av ett arkiv kan därför vara föremål för omfattande indexering medan andra delar lämnas helt oindexerade. Vidare kan indexering ske vid flera olika tillfällen i livscykeln för ett arkivbestånd. En del handlingar indexeras redan vid mottagning i arkivet medan andra handlingar indexeras senare, för en viss typ av användning. Slutligen finns scenarion där redan befintliga index behöver utökas genom omindexering av handlingar.

Data Managern kan användas för manuell indexering. För att indexera, välj funktionen ”Indexera innehåll”. Den ger möjlighet att köra en indexeringregel på hela eller en del av ett arkiv. Programmet stöder två sortser regler: Marshal och generell.

En Marshalindexering innebär att importfunktionaliteten i Marshal används för att extrahera information ur en XML-fil och skriva den till indexet.

image018.png

För de fall då informationen inte hämtats genom en Marshal-export finns möjligheten att köra ett program, eller ett skript, som utför indexeringen på annat sätt.

image019.png


Återsökning

Programvaran erbjuder, utöver möjligheten till sökning på index, ett antal generella sätt att återsöka handlingar. Återsökning kan ske på förteckningsinformation, på filinnehåll eller på registerinformation.

Samtliga sökfönster är tillgängliga både via menyval och via kortkommandon. För att navigera till en sökträff, d.v.s. för att bläddra fram den i arkivträdet, dubbel-klickar användaren på det aktuella sökresultatet.

Vid sökning på företeckningsinformationen (Alt + F12) visas ett fönster som ger möjlighet att söka på ett antal av fälten i förteckningen.

image020.png

Sökning i fritext (Ctrl + F) sker via ett fönster där användaren pekar ut det delsystem i vilket sökningen ska ske. Detta för att begränsa träffmängden. Programmet föreslår att sökningen ska ske från den position i arkivet där användaren står när fönstret öppnas.

image021.png

Sök på information om registrerade filer (Ctrl + Shift + F) sker via ett fönster där användaren kan söka på filnamn, vilket system filen kommer i från och vilket objekt i källsystemet som filen är hänförlig till.

Funktionen medger t.ex. att återsökning av samtliga filer tillhörande ett visst ärende oavsett var i arkivet dessa finns.

image022.png

Slutligen, ger programmet möjlighet att öppna söktjänsten Marshal.OAIS.Search och söka t.ex. på verksamhetsspecifika index om sådana finns.

image023.png

För att indexsökning ska vara möjlig måste innehållet vara indexerat och söktjänsten utpekad i Data Managerns inställningar.


Underhållsfunktioner

Programvaran stöder såväl övervakning av e-arkivet som underhållsarbete avseende dess innehåll.

image024.png

Övervakningen omfattar säkerställandet av att automatiska leveranser inkommer, och tas emot på, ett korrekt sätt liksom att upptäcka om arkivinnehållet utsätts för otillbörlig påverkan.

Programmet erbjuder en funktion för att sammanställa arkivets, eller en del av arkivets, innehåll.

Funktionen söker igenom arkivet och kontrollerar vad som finns tillgänglig, när det inkommit och om det är registrerat. Detta ger arkivpersonalen information om vad som inkommit och, för den delen, om vad som inte inkommit.

Övervakningen omfattar också en funktion för att söka efter filer som är felaktigt registrerade, d.v.s. som har avvikande checksumma. Denna funktionen kan användas för att upptäckta om arkivet utsatts för åverkan.

Stödet för underhållsarbete består av en generell funktion för att köra en extern underhållsrutin per arkivobjekt. Funktionen är tillgänglig via höger-klick i arkivträdet.

image025.png

Programvaran erbjuder även en exportfunktion för att skapa rapporter, sammanställningar och exportfiler, t.ex. en EAD för att beskriva innehåll och struktur i arkivet, baserat på kundspecifika mallar. Välj ”Exportera ...” i Underhålls-meny och ange sedan den mall som ska användas.


Inställningar

Första gången programvaran startas visas programmets inställningssida upp. Detta för att användaren ska kunna peka ut den förteckningsdatabas och de mallar som ska användas.

Inställningar kan när som helst ändras genom menyvalet Inställningar i menyn Underhåll.

image026.png

Förteckningsdatabas Ange uppkopplingsinformation för den databas som ska användas.
Indextjänst/Indexkatalog Välj den tjänst som används för fritextindexering av arkivet.
Fil/Katalog-beskrivning Peka ut den mall som ska användas för att visa översiktsinformation om filer/kataloger i arkivet, se ”Översikt”.
Förteckningsmallar Peka ut den katalog där exportmallar (tex för EAD) ligger.
Indexsökning Peka ut söktjänsten om sådan finns, se ”Återsökning”.
Start/Hjälp-sida Peka ut startsida och online hjälp om sådana finns.

Kataloger

Innan handlingar kan registreras i ett e-arkiv och förteckningsinformation kan påföras måste själva arkivets lagringsplats(er) anges. Detta sker via programmets Arkiv-meny genom att välja Nytt eller Visa tillgängliga. Här anger en arkivarie, eller systemadministratör, vilka kataloger i filsystemet som utgör arkivet. Normalt anges endast en toppkatalog,

image027.png

© 2011-2016 R2B Software AB. All rights reserved.
Visit our international site Go to our international web site